발신 전자 메일
[수정 버전: 8.5.113.11, 8.5.118.10]
발신 전자 메일 인터랙션은 몇 가지 방법으로 생성할 수 있습니다.
- 수신 전자 메일 인터랙션 창에서 다음을 클릭합니다.
- 회신(
) - 전체 회신(
)
- 회신(
- 팀 커뮤니케이터를 클릭하여 연락처를 찾은 후 새 전자 메일을 선택합니다.
- 연락처 디렉토리에서 새 전자 메일 작성을 선택합니다.
- 작업 공간 보기에서 수신 전자 메일에 회신합니다.
- 연락처 기록에서 수신 전자 메일에 회신합니다.
- 음성, 채팅 또는 작업 항목 인터랙션 중 연결된 참가자 이름의 왼쪽에 있는 실행 메뉴를 클릭하고 새 전자 메일을 선택합니다.
주 메뉴의 확대/축소 컨트롤을 사용하여(사용자의 설정 및 기본 설정 관리 참조) 이 보기의 텍스트 크기를 변경합니다. 이 기능을 작업 환경에서 사용하지 못할 수 있습니다. [추가 버전: 8.5.109.16]
컨택 센터에 문제가 발생하고 인터랙션을 처리하는 서버와의 연결이 끊어지면 일부 기능을 일시적으로 사용할 수 없거나 연락처와의 인터랙션이 손실될 수 있습니다. Workspace에는 사용 가능한 각 미디어 채널의 상태를 알려 주는 시스템 메시지가 표시됩니다.
발신 전자 메일 인터랙션 창
발신 전자 메일 인터랙션 창을 통해 다음을 비롯하여 많은 전자 메일 관련 작업을 처리할 수 있습니다.
- 나중에 처리하기 위해 작업 공간에 전자 메일 인터랙션을 저장합니다.
- 전자 메일 인터랙션에 선택한 파일을 하나 이상 첨부합니다. 메모: Workspace는 첨부하는 파일 형식을 제한하도록 구성될 수 있습니다. 제한된 파일 형식을 선택하면 회사에서 해당 파일 형식(예: .exe, .bat, .jar, .js 등)의 첨부 파일을 허용하지 않는다는 오류 메시지가 표시됩니다.
- HTML 형식의 전자 메일 인터랙션 본문에 이미지를 삽입합니다.
- 전자 메일 인터랙션을 보내지 않고 삭제합니다.
- 내부 대상 또는 연락처와의 음성 컨설팅을 시작합니다.
- 내부 대상과의 IM 컨설팅을 시작합니다.
- 전자 메일을 보내도록 허용된 주소의 보낸 사람 드롭다운 목록에서 보낸 사람을 선택합니다.
- 받는 사람:을 클릭하여 연락처 검색 보기를 연 다음 수신자에 대한 대체 전자 메일 주소를 선택합니다.
- 참조(CC) 수신자를 한 명 이상 추가합니다.
- 숨은 참조(BCC) 수신자를 한 명 이상 추가합니다.
- 연락처 데이터베이스에 전화번호가 있는 경우 수신자와 통화합니다.
- 수신자가 내부 대상인 경우 수신자에게 IM(인스턴트 메시지)을 보냅니다.
- 처리 코드를 설정합니다.
- 메모를 사용하여 인터랙션 기록에 메모를 첨부합니다.
- 현재 인터랙션의 사례 데이터(첨부 데이터)를 봅니다.
- 연락처 기록을 보고 관리합니다. 연락처 기록에서 전자 메일 인터랙션을 열고 다시 시작합니다.
- 연락처 정보를 보고 관리합니다. 연락처 수동 할당 기능을 사용하면 연락처 데이터베이스의 연락처에 알 수 없는 인터랙션을 할당하도록 계정이 설정될 수도 있습니다.
- 다음과 같은 인터랙션 보기 축소/확장 버튼을 클릭하여 현재 인터랙션에 대한 컨트롤 및 정보를 숨기거나 표시할 수 있습니다.
| 축소 | 
|
| 확장 | 
|
- 표준 응답 라이브러리를 보고 전자 메일 인터랙션에 응답을 삽입하거나 미리 정의된 단축키 키워드를 입력하여 응답을 자동으로 삽입합니다.
- 현재 전자 메일 인터랙션을 인쇄합니다.
- 전자 메일 제목을 지정 또는 변경합니다.
- 회신 또는 새 전자 메일 인터랙션을 작성합니다.
- 텍스트 전용 전자 메일과 HTML 형식 전자 메일 인터랙션 간에 전환합니다.
- HTML 형식 전자 메일 인터랙션의 글꼴, 텍스트 스타일 및 단락 서식을 지정합니다.
- 맞춤법 검사 기능에 사용할 언어를 선택합니다.
- 수신자에게 전자 메일 인터랙션을 보냅니다.
- 보내기 버튼을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 임시 보내기를 선택하여 임시 회신 전자 메일 인터랙션을 보냅니다.
발신 전자 메일 보내기
발신 전자 메일 인터랙션은 텍스트 전용 또는 HTML 형식으로 구성될 수 있습니다. HTML 형식 전자 메일 인터랙션을 통해 서식을 지정하고 표준 응답 라이브러리의 HTML 형식 응답을 추가할 수 있습니다. 텍스트 전용 전자 메일은 HTML 형식 표준 응답을 지원하지 않지만 일부 HTML 형식 표준 응답에는 삽입할 수 있는 텍스트 전용 구성 요소가 포함되어 있습니다.
새로운 발신 전자 메일 인터랙션 작성
발신 전자 메일 인터랙션 보기에는 전자 메일의 서식을 지정하고 이미지, 테이블 및 하이퍼링크를 추가하는 데 도움이 되는 도구 모음이 있습니다. 작업 환경에서 일부 버튼을 사용하지 못할 수도 있습니다.
수신 전자 메일 인터랙션에 회신하거나 새 발신 전자 메일 인터랙션을 작성하는 경우:
- 먼저 받는 사람 필드에 수신자의 전자 메일 주소를 입력하거나 팀 커뮤니케이터에서 수신자를 선택하여 수신자를 한 명 이상 지정했는지 확인합니다. 참조 추가 메뉴를 사용하여 추가 수신자를 추가할 수 있습니다.
- 그런 다음 제목 필드에 전자 메일 인터랙션의 제목을 입력합니다.
- 맞춤법 검사 언어가 올바른지 확인합니다.
- HTML 형식 전자 메일 인터랙션을 보내고 있는 경우 전자 메일 인터랙션의 글꼴, 글꼴 크기 및 본문 스타일을 선택합니다. 개별 문자, 단어 또는 텍스트 블록을 선택한 후 선택한 텍스트에 다른 옵션을 지정하여 다른 글꼴, 글꼴 크기 및 색상을 설정할 수 있습니다.
- 번호 매기기, 글머리 기호, 들여 쓰기, 오른쪽 맞춤, 가운데 맞춤, 왼쪽 맞춤 또는 블록 단락 서식을 지정하려면 개별 단락을 선택한 후 단락 서식 버튼을 사용하여 서식을 적용합니다.
- 작성 영역에서 입력하거나 작성 영역에서 삽입 지점을 클릭하고 표준 응답 라이브러리의 응답을 삽입하여 전자 메일 인터랙션을 작성합니다. 잘라내기, 복사 및 붙여넣기 편집 도구를 사용하려면 작성 영역에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다.
- 버전 8.5.113.11부터 Workspace에서 Tab 키를 눌러 발신 전자 메일 인터랙션의 전자 메일 작성 영역에 탭을 입력할 수 있습니다. 이제 Tab 키를 사용하여 다음 컨트롤이나 필드를 한 단계씩 실행하려면 Ctrl+Tab을 눌러 텍스트 작성 영역을 나가야 합니다. 이 기능은 접근성에 대해 설정된 환경에서 비활성화되어 있을 수 있습니다. 그런 경우 전자 메일 작성 영역에서 탭을 입력할 수 없지만, Tab 키를 사용하여 탭 순서에서 다음 컨트롤로 이동할 수 있습니다.
- 지정한 맞춤법 검사 사전에 있지 않은 각 단어 밑에 빨간색 물결선이 표시됩니다. 맞춤법이 틀린 단어를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 수정하거나 사용자 사전에 해당 단어를 추가할 수 있습니다. 맞춤법을 한 번 무시(무시) 또는 항상 무시(모두 무시)하도록 선택할 수도 있습니다.
- 철자가 틀린 단어가 포함된 메시지를 보내려고 하면 시스템이 철자가 틀렸을 수 있는 단어를 고치지 않고 메시지를 전송할지 확인하는 경고 대화 상자를 표시하도록 설정되어 있을 수 있습니다. 메시지를 그냥 보내려면 예를 클릭하고, 메시지로 돌아가 철자가 틀린 단어를 수정하려면 아니요를 클릭합니다. [추가 버전: 8.5.105.12]
- 이미지 삽입(
)을 클릭하거나 이미지를 복사하여 전자 메일 인터랙션의 본문에 있는 삽입 지점에 붙여 넣어 인라인 이미지(HTML 형식만)를 삽입합니다. [추가 버전: 8.5.113.11]
- 이미지를 삽입한 후에 모서리나 가장자리를 드래그하여 크기를 조정할 수 있습니다.
- 모서리를 드래그하면 이미지의 상대 너비와 높이를 유지합니다. 가장자리를 드래그하면 이미지가 왜곡됩니다.
- 이미지를 작게 만들면 보내는 이미지 파일의 크기가 줄어듭니다. 이 기능은 보내려는 이미지가 보낼 수 있는 크기보다 큰 경우 유용합니다.
- 이미지를 크게 만들면 이미지 품질이 저하되고 파일 크기가 늘어납니다.
- 전자 메일 본문에 하이퍼링크를 삽입할 수 있습니다. 하이퍼링크 작성, 편집 및 삭제에 대한 자세한 내용은 하이퍼링크 작성 및 관리를 참조하십시오.
- 필요한 경우 처리 코드를 지정합니다.
- 전자 메일 인터랙션을 작성한 후에는 다음 작업을 수행할 수 있습니다.
- 추가 처리 또는 검토를 위해 작업 공간에 저장하려면 초안 작업 공간에 저장(
)을 클릭합니다. - 지정한 수신자에게 전자 메일 인터랙션을 보내려면 보내기(
)를 클릭합니다. 전자 메일 인터랙션 창이 닫히고 수신 전자 메일 인터랙션이 완료로 표시됩니다. - 임시 회신 전자 메일 인터랙션을 보내려는 경우 보내기 버튼을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 임시 보내기를 선택합니다. 전자 메일 인터랙션 창이 계속 열려 있으며 수신 전자 메일 인터랙션이 완료로 표시되지 않습니다.
- 전자 메일 인터랙션을 저장하지 않거나 보내지 않으려는 경우 삭제(
)를 클릭합니다.
- 추가 처리 또는 검토를 위해 작업 공간에 저장하려면 초안 작업 공간에 저장(
하이퍼링크 작성 및 관리
[추가 버전: 8.5.118.10]
발신 전자 메일 작성 보기에서는 사용자가 전자 메일 인터랙션에 하이퍼링크를 입력하고 키보드에서 스페이스바, Enter 또는 Return 키를 누를 때 URL 하이퍼링크(웹 사이트에 대한 링크)를 자동으로 검색합니다. 입력하는 URL이 올바르지 않으면 하이퍼링크가 작성되지 않습니다. URL 형식은 관리자가 정의합니다. URL을 입력하려고 하지만 하이퍼링크로 변환되지 않으면 관리자에게 정의한 형식을 문의하십시오.
전자 메일 인터랙션이 HTML 형식인 경우 하이퍼링크 삽입 대화 상자를 사용하여 하이퍼링크를 작성하는 2가지 다른 방법을 제공합니다. 다음 작업 중 하나를 수행하여 이 대화 상자를 엽니다.
- 삽입 지점을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 컨텍스트 메뉴에서 하이퍼링크 삽입을 선택합니다.
- 하이퍼링크 버튼(
)을 클릭합니다.
하이퍼링크 삽입 대화 상자에는 다음 2개의 필드가 있습니다.
- 표시할 텍스트 — URL 이외의 텍스트를 하이퍼링크로 표시하려는 경우 이 필드에 텍스트를 입력합니다. 예를 들어 회사 웹 사이트에 대한 하이퍼링크를 추가하려는 경우 이 필드에 회사 이름을 추가할 수 있습니다. 그러면 회사의 이름이 발신 전자 메일에서 클릭 가능한 링크가 됩니다. 이러한 방식은 URL이 아주 긴 하이퍼링크를 만들고 전자 메일 메시지에 전체 URL을 다 표시하지는 않으려는 경우에 특히 유용합니다. 이 필드를 비워 두면 하이퍼링크 텍스트로 해당 URL이 표시됩니다.
- 주소 — http:// 또는 https://를 포함하는 정규화된 URL을 입력합니다.
전자 메일 인터랙션에 하이퍼링크를 삽입한 후에는 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 컨텍스트 메뉴에서 다음 옵션 중 하나를 선택하여 관리할 수 있습니다.
- 하이퍼링크 편집 — 하이퍼링크 편집 대화 상자를 엽니다.
- 하이퍼링크 열기 — 새 브라우저 창 또는 탭에서 하이퍼링크의 대상을 엽니다. 이렇게 하면 URL을 연락처로 보내기 전에 확인할 수 있습니다.
- 하이퍼링크 제거 — 하이퍼링크를 텍스트로 변환합니다. 참고: 하이퍼링크에 표시 텍스트가 없고, URL을 텍스트로 변환한 직후에 스페이스바, Enter 또는 Return 키를 누르는 경우 URL로 다시 변환됩니다.
또한 표시 텍스트나 URL에 커서를 놓고 도구 모음에서 하이퍼링크 버튼을 클릭하여 하이퍼링크 편집 대화 상자를 열 수도 있습니다. 또는 하이퍼링크의 표시 텍스트를 편집하려면 표시 텍스트에 커서를 놓고 일반 텍스트를 편집할 때와 같은 방식으로 텍스트를 편집합니다.
새 브라우저 창이나 탭에서 URL을 열려면 Ctrl 키를 누른 채로 하이퍼링크를 클릭합니다.
URL에서 하이퍼링크를 제거하려면 URL 끝에 커서를 놓고 Delete 키를 누릅니다. 표시 텍스트에서 하이퍼링크를 제거하려면 표시 텍스트 끝에 커서를 놓고 Delete 키를 누릅니다.
비디오 시청: 하이퍼링크 텍스트 생성(전자 메일 & 채팅)
전자 메일 QA(품질 보증) 검토
연락처로 전자 메일 인터랙션을 보내기 전에 QA 검토를 위해 팀 리드 또는 슈퍼바이저에게 발신 전자 메일 인터랙션을 보내도록 계정이 구성될 수 있습니다. 사용자가 QA 검토자인 경우 검토 프로세스에 대한 설명이 다음에 나와 있습니다.
QA 검토자가 전자 메일 인터랙션을 업데이트하도록 사용자에게 돌려보내거나 검토자가 전자 메일 인터랙션을 승인하고 해당 전자 메일을 보내도록 허용할 수 있습니다. 검토 프로세스는 두 번 이상 반복될 수 있습니다.
검토를 위해 보낸 전자 메일 인터랙션은 검토자에게 바로 전달되거나 검토를 위해 특정한 작업 공간에 저장될 수 있습니다. 검토된 전자 메일 인터랙션은 사용자에게 직접 돌아오거나 업데이트 또는 재작업할 전자 메일 인터랙션을 위한 특정한 작업 공간에 저장될 수 있습니다.
관리자가 검토 상태를 표시하도록 구성한 경우 해당 상태가 인터랙션의 사례 정보에서 표시되므로 사용자가 전자 메일 인터랙션 내용을 업데이트해야 하는지 여부를 알 수 있습니다. 거부됨(또는 시스템 관리자가 정의한 기타 다른 처리) 상태인 경우 전자 메일 인터랙션이 연락처에 전송되지 않습니다.
검토자가 전자 메일 인터랙션의 내용을 업데이트하거나 검토자가 메모 보기에 지침을 추가할 수 있습니다.
전자 메일 인터랙션에 대한 업데이트를 완료한 후 보내기를 클릭하여 승인 또는 거부를 위해 전자 메일 인터랙션을 검토자에게 다시 전달합니다.
관련 리소스
Workspace Desktop Edition User's Guide(영문)에서 Workspace의 모든 기능 사용에 대한 자세한 내용을 확인할 수 있습니다. 다음과 같은 유용한 정보를 찾을 수 있습니다.
- Handle An Email Interaction (전자 메일 인터랙션 처리)
- Blend Different Media Into A Single Conversation (다른 미디어를 단일 대화에 혼합)
- Main Window Basics (기본 창 기본 사항)
- Workspace Windows and Views (Workspace 창 및 뷰)
- Basic Use-Case Summary (기본 사용 사례 요약)
관련 주제